Вы здесь: Управленческий учет Учет в розничной торговле Бизнес-процессы в мясном магазине

Управленческий учет и бизнес-процессы в мясном магазине

Представляю вам общий алгоритм действий по учету в мясном магазине. Все пункты этой инструкции необходимо выполнять своевременно. В случае несоблюдения этих правил правильного учета не получится.

Приход товара:

  1. Все приходные накладные должны быть переданы оператору в тот же день.
  2. Оператор должен внести накладные в Меркурий-ERP в день приёма товара или на следующий рабочий день. В случае оприходования товара на следующий день эта операция проводится оператором в первую очередь до выполнения остальных операций.

 

Производство:

  1. Все производственные акты должны быть переданы оператору в день производства. Это касается фаршей и полуфабрикатов собственного производства. Для облегчения записи произведенной продукции рекомендуется вносить данные в заранее распечатанные бланки.
  2. Бланк для производства.docx и Бланк для рубщика.docx 
  3. В случае если оператор вносит в компьютер акты производства на следующий день, то он должен сделать это строго после оформления приходных накладных и перед введением расходных документов.

 

Продажи товара:

  1. Весь товар, который покупают покупатели, должен быть пробит в кассе.
  2. Если совершаются продажи оптовым клиентам, или по безналу, или по любой другой причине «мимо кассы», проданная продукция записывается в тетрадь и передаётся оператору в тот же или на следующий день. БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ. Взятый в долг до зарплаты товар сотрудниками, товар выданный руководителю для личных нужд, для проведения дегустаций в качестве рекламы ИСКЛЮЧЕНИЕМ НЕ ЯВЛЯЮТСЯ. Каждое движение товара должно отражаться в программе.
  3. Проданную мимо кассы продукцию оператор вносит в Меркурий сразу после внесения производственных актов за этот день.
  4. Проданная через кассу продукция фиксируется посредством операции «Перевод чеков в расход».

     

Убытия и списания товара:

  1. Ничего не выкидывается без описи. Нельзя выкинуть ни шкуру, ни кости, ни жилы. Каждый акт списания товара или отходов взвешивается и подписывается ответственным лицом (управляющим), после чего передается оператору. Это очень важно, товар покидает магазин либо через кассу, либо по завизированной бумаге, записи в журнале (с подписью того, кто взял товар), которая будет передана оператору.
  2. Акты списания вносятся оператором в компьютер в последнюю очередь. После оприходования товара, внесения актов производства и продаж.

 

Оператор проводит дни последовательно. Это значит, что в случае долгой паузы в работе, каждый день проводится последовательно. Сначала приходы, потом производство, потом продажи и списания за один день. После этого проводится следующий день. Исключения могут составлять только приходные операции.

 

Финансы и касса:

  1. Наличные из кассы инкассируются на основании Z-отчета и выплат. Управляющий должен пересчитать выручку в денежном ящике, вычесть сумму выплат по специальным кассовым чекам и сверить её с Z-отчетом.
  2. Необходимо ограничить кассирам права доступа, чтоб они не могли сами снимать отчеты с касс и делать отмены или возвраты. Такие права надо оставить только у старшего смены, управляющего и оператора.
  3. Все оплаты поставщикам, зарплаты, выплаты учредителю и все остальные движения денег в магазине заносятся в программу. Либо управляющим лично, либо оператором с его записей. Остатки денежных средств в сейфе должны совпадать с цифрами, которые показывает компьютер.

 

Ревизия:

  1. Не обязательно пересчитывать весь магазин одновременно. Магазин можно считать по группам товаров.
  2. Мясо необходимо пересчитывать каждую неделю. Желательно во время пересменок продавцов. Целесообразно проводить ревизию в момент максимально низких продаж и остатков на магазине. А именно – в воскресенье или понедельник вечером. Также необходимо учитывать уровень продаж на следующий день. Например, четверг не подходящий день для ревизии, особенно если на работу выходит та же смена, что и проводит инвентаризацию. Пятница – день высокой торговли. Пересчитать какую-либо позицию будет невозможно, а значит, убедиться, что программа показывает именно реальную потерю, а не ошибку в подсчете будет невозможно.
  3. Остальной товар рекомендовано пересчитывать не реже раза в месяц.
  4. Ревизия вносится оператором в компьютер в этот же день. Сразу после пересчета. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность сразу же пересчитать сомнительную позицию. Вдруг её потеряли или забыли.
  5. Начисление зарплаты продавцам и рубщикам происходит по итогу ревизии. В случае сомнительной ревизии (большой недостачи или излишков) выдача зарплаты откладывается до проведения разбирательств.
  6. На момент начала ревизии все ежедневные операции должны быть выполнены: приход товаров и денег, акты производства, расходы товара и денег.

Самоконтроль:

  1. Отчет о переводе чеков в расход. Позволяет сверить продажи на кассе, переведенные чеки и оприходованную наличность. Желательно выполнять каждый день, но обязательно раз в неделю и перед началом ревизии. Отчет покажет ошибки в ведении учета и расхождение в данных.
  2. Контроль отмен на кассе.
  3. Акты сверки с поставщиками. Особенно важно, если поставщики поставляют товар на реализацию или консигнацию.
  4. Контроль задолженности поставщикам. Помогает не забыть оплатить накладные.
  5. Камера высокого разрешения над кассовой зоной, и зоной приемки товара.
  6. Еженедельная печать финансового отчета и хранение отчетов за предыдущие периоды в бумажном виде у учредителя. Это инструмент контроля оператора и управляющего.

Только выполняя данные операции, вы увидите реальную картину функционирования вашего бизнеса.

Меркурий-ERP. Автоматизация торговли