Учет в розничной торговле
В розничной торговле все предприниматели, так или иначе, ведут учет. Многие обходятся без всяких программ, им хватает простой тетрадки, в которую записываются приходы товара и выручка магазина. Этому способу я посвящу отдельную главу, но подробней остановлюсь на преимуществах автоматизации учета.
Для начала стоит определиться, кому и для чего необходимо автоматизировать учет в розничной торговле.
Приведу один из любимых примеров про трактор на даче.
Никто из вас не будет спорить, что трактор намного более производителен и технологичен, чем лопата. Но вряд ли он окажется полезен для владельца дачи в 6 соток. Гораздо дешевле и проще вскопать её лопатой, которая не требует обслуживания дорогими специалистами, солярки и сухого гаража. Однако крупной агрофирме без трактора (или даже нескольких) обойтись затруднительно, потому что лопатой большие посевные площади не вскопаешь.
Всегда держите в голове этот пример и "не ведитесь" на рассказы продавцов о производительности и технологичности того или иного программного продукта. Всегда исходите из своих потребностей.
Многие заводят учет ради самого учета. Делают все по максимуму. Особенно часто это случается с молодыми менеджерами, которые пребывают в «реформаторском пылу» и им срочно надо отличиться перед начальством. Доказать свою полезность. Они разрабатывают и внедряют весьма сложные системы учета просто для того, чтобы было. В итоге получается примерно так:
Однажды я занимался автоматизацией мясного магазина, в котором уже был налажен учет. И был он поставлен получше, чем на многих мясокомбинатах. Только меня пригласили туда, чтобы я упрощал систему, так как существующей пользоваться было крайне затруднительно. Еще бы! Перемещать товар со склада в разделочный цех, а потом в торговый зал, а ночью обратно на склад то, что не успело продаться! Да там больше времени уходило на работу в компьютере, чем на работу с покупателями.
Управленческий учет – это комплекс мероприятий по фиксации и обработке информации, необходимой для принятия управленческих решений. Как и любые другие «мероприятия», учет можно (и нужно!) планировать.
Когда инженер проектирует механизм, первый вопрос на который он должен дать ответ – это для чего механизм нужен. Конструируя паровоз, Иван Ползунов решал задачу передвижения людей и грузов на большие расстояния, а не задачу строительства пыхтящей и дымящей многотонной машины.
Поэтому начинать планирование учета в розничной торговле нужно с постановки задач.
В розничной торговле существуют следующие задачи, с решением которых может помочь управленческий учет. Некоторые из них решаются на бумажке, для некоторых необходима программа. Рассмотрим их по порядку.
1. Подсчитать доход. Сколько заработала наша компания? Сколько заработал каждый магазин? Сколько мы заработали на продаже молочных продуктов?
Сколько именно заработала компания – это очень важный вопрос, который ни в коем случае нельзя игнорировать. Если вы изымите из оборота денег больше, чем заработали - то у вас может не хватить средств на расчеты за консигнацию, снизиться товарный запас, появятся ассортиментные дыры и под конец начнет падать выручка, так как покупатели не будут находить у вас нужный товар.
Кстати, отсюда же вытекает и второй вопрос.
2. Каковы товарные запасы в компании? А каковы запасы в магазине на улице Гагарина? А сколько табачных изделий в магазине на улице Мира?
Контролируя товарные запасы, поддерживая оптимальное их состояние, вы избежите как образования «ассортиментных дыр» с одной стороны, так и образования излишних запасов. «Ассортиментные дыры» крайне негативно сказываются на выручке, а излишние товарные запасы замораживают наши оборотные средства.
3. Централизованная оплата поставщикам.
Когда у вас поставлен учет, вы можете брать товар у поставщиков на консигнацию и вовремя его оплачивать. Если у вас несколько магазинов, то централизованная оплата поставщикам (например, безналичным расчетом) снизит нагрузку на сотрудников магазинов. Так же снижаются риски того, что сотрудники «неправильно» распорядятся деньгами.
4. При отсутствии нормального учета, у сотрудников может возникнуть соблазн злоупотребить доверием предпринимателя. Торговля своим товаром, фальшивые ценники, торговля «мимо кассы» да и обыкновенное воровство товара или денег из кассы.
5. Гибкое ценообразование.
К сожалению, у всех есть конкуренты. Даже программа Меркурий-ERP далеко не единственная на рынке. А уж магазины – подавно.
Магазины могут находиться в разных районах, с разным конкурентным окружением и разной покупательской способностью населения. Соответственно и цены в магазинах надо держать разные. Очень кстати придется гибкая система проведения маркетинговых акций, дисконтные карты, система лояльности и прочие достижения маркетинга двадцать первого века.
6. Улучшить качество и скорость обслуживания клиентов.
Тут всё просто. Проходимость и выручка в магазине самообслуживания всегда выше (при прочих равных условиях) прилавочного магазина. И без автоматизации учета тут никак не обойтись.
Далее в этой главе я покажу, как с помощью программы Меркурий-ERP ответить на все эти вопросы, а так же приведу множество отраслевых примеров автоматизации торговли.
