Составление бюджета
Как было сказано в введении, в Меркурий-ERP реализован бюджетный процесс «снизу-вверх». Следовательно, порядок действий при составлении бюджета следующий:
- Руководитель каждого подразделения (ЦФО) составляет бюджет для своего отдела. Этот документ называется «Бюджет ЦФО».
- На втором этапе, суммы затрат, запрошенные руководителями подразделений (или планы продаж) утверждаются ТОП-менеджментом организации, и бюджеты принимаются к исполнению.
- На третьем этапе, на основании бюджетов ЦФО всех отделов, составляется консолидированный бюджет всей компании.
Составление бюджета ЦФО.
В меню «Финансы» откройте «Журнал бюджетов ЦФО»
В этом журналы отображаются все составленные бюджеты, каждого отдела компании. Создадим новый бюджет, нажав кнопку «Новый».
В шапке бюджета необходимо указать вариант, ЦФО, а так же период бюджетного периода. Меркурий-ERP позволяет создавать месячные, квартальные и годовые бюджеты.
После заполнения шапки, начинаем добавлять в бюджет статьи и указывать «Запрошенную сумму». Когда все статьи добавлены, устанавливаем маркер «Подготовлено» и сохраняем бюджет.
Запрошенную сумму можно вводить вручную, а можно сформировать бюджет автоматически, на основании Бюджетных заявок. Второй способ более прозрачен, и позволяет показать руководству, из чего складываются запрошенные суммы.
В каждой заявке на финансирование указывается ЦФО, бюджетная статья и дата. На основании этих данных и собираются бюджеты ЦФО.
Согласование бюджета.
Второй этап бюджетирования – это согласование бюджета одним из ТОП-менеджеров компании. Как правило, все мы завышаем наши бюджеты. Я тоже грешил этим, будучи ИТ-директором в крупной компании. И на этапе согласования идет своеобразный торг между руководством отделов и финансистами. Согласовываются суммы по каждой статье или все сразу.
Программа запоминает обе цифры. Ту, которую запросил начальник отдела, и ту, которую одобрил его руководитель. Эта информация может оказаться важной, если что-то пойдет не так, и компания выйдет за рамки бюджета.
После того, как все статьи согласованы, в заголовке бюджета ставится соответствующий маркер. После этого автор бюджета уже не сможет его отредактировать.
Составление консолидированного бюджета.
Консолидированный бюджет – это «общий» бюджет всей компании, сложенный из бюджетов разных отделов. Информации из этого документа достаточно, чтобы понять, как идут дела у компании.
Переходить к его составлению можно после того, как созданы и согласованы бюджеты всех подразделений. Журнал консолидированных бюджетов находится в меню «Финансы».
При создании консолидированного бюджета мы указываем период и вид бюджета.
Кстати, если не все отделы подготовили свои бюджеты, то программа не даст сформировать консолидированный бюджет, и укажет, какие именно ЦФО опаздывают.
В Меркурий-ERP существует возможность раскрыть детализацию статьи по ЦФО и масса другой аналитики.
Например, можно проследить историю значений статьи в разных периодах, и ответить на вопросы типа «Как быстро растут затраты на заработную плату?»
Читать далее:
