Контроль исполнения бюджета
Далеко не всегда удается составить бюджет, который будет на сто процентов выполненным в организации. Всегда будут происходить непредвиденные ситуации, законы Мерфи никто не отменял. Либо рядом откроется магазин конкурентов, и выполнение плана продаж окажется под угрозой, либо произойдет авария в производственном цеху, и затраты на ремонт будут превышены.
Тем не менее, контролировать выполнение бюджета необходимо. Без этого, сам процесс бюджетирования теряет смысл, а финансовое управление остается без основного источника информации о текущем положении на предприятии.
Представьте, что вы Колумб, и совершаете плаванье к берегам Индии. В 15 веке GPS встречался реже, чем мамонты, и вы могли устанавливать свое местоположение только с помощью звезд. Каждую ночь вы измеряли секстантом высоту полярной звезды, и корректировали курс корабля, в случае отклонений.
Конечно, Колумб так и не доплыл до Индии, но как капитан – поступал абсолютно верно: определял отклонения и вносил коррективы на будущее. Куда бы он приплыл, не контролируя курс корабля?
Так и в управлении финансами. Для того чтобы быть хорошим капитаном, надо определять отклонения текущей ситуации от плана и вносить поправки на будущее.
Закончим лирическое отступление и вернемся к нашим бюджетам. Как вы помните, они бывают двух основных видов. БДР и БДДС.
План по БДР считается выполненным в тот момент, когда вы отгрузили товар (ну или приняли для расходных статей). Следовательно, контролировать его исполнение следует по складским документам. Приходным и расходным накладным.
БДДС – это история про деньги. План по БДДС считается выполненным, когда вы получили деньги за отгруженный товар. Ну, или когда оплатили их, для расходных статей. Для контроля исполнения бюджета БДДС используются платежные документы в программе.
Примеры далее я буду рассматривать для бюджета БДДС, как более распространенного, но суть остается такой же и для БДР.
Создадим расход денежных средств на зарплату ИТ-отделу.
Каждый платежный документ в Меркурии содержит два поля в заголовке. «ЦФО» и «Статья бюджета». Если в компании ведется бюджетирование, то сотрудник создавший платёжку, обязательно должен их заполнить. Нельзя допускать, чтобы оставались платежи с незаполненными реквизитами бюджета.
Обратите внимание, после выбора ЦФО, остаются только те статьи, которые присутствуют в бюджете выбранного отдела. Это значительно упрощает работу бухгалтерии. В случае сомнений с выбором статьи бюджета, можно обратиться к журналу бюджетных заявок или напрямую к руководителю отдела.
С помощью списка видимых полей, назначенные платежам статьи и ЦФО можно вывести прямо в журнале платежных документов:
Если мы откроем бюджет ИТ-отдела и нажмем там кнопку «Собрать факт», то сможем посмотреть исполнение бюджета ЦФО.
Ту же информацию можно увидеть и в консолидированном бюджете. Естественно, с возможностью раскрыть детализацию по бюджетам ЦФО:
Кроме суммы выполнения бюджета, консолидированный бюджет так же покажет процент исполнения по статье, и рассчитает тренд для тех статей, у которых предусмотрена такая возможность.
Собранную информацию по исполнению бюджета можно легко распечатать:
Если внутри бюджета кликнуть по статье правой кнопкой мышки, то в контекстном меню будет доступен «Временной анализ» статьи бюджета.
С его помощью можно отследить изменение запланированных и фактических сумм по статье в течение времени. Этот функционал доступен как по одному отделу, так и по компании в целом.
Собственно, на этом все. Как видите, бюджетирование очень мощный и гибкий инструмент управления финансами. Тем не менее, в Меркурии он реализован достаточно просто и легко поддаётся внедрению в малом и среднем бизнесе. Главное – это системный подход к делу.
Удачных внедрений!
