Ревизия на складе.
Товар на складе надо время от времени пересчитывать для сопоставления показаний компьютера и реальных данных. Расхождения могут быть вызваны целым рядом причин, и воровство не обязательно будет на первом месте. Это и пересортица, и естественная убыль, и брак с боем.
Процесс пересчета материальных ценностей на складе называется ревизией или инвентаризацией, кому как больше нравится.
Оба эти процесса призваны сравнить реальное и документальное состояние склада, выявить недостачу или излишки товара на складе. В моей практике слово «инвентаризация» обычно применяют, при пересчете оборудования, мебели, техники и прочего имущества компании. А «ревизия» проводится именно в контексте пересчета товара на складе, которым торгует фирма. Кроме этого при ревизии, как правило, может быть проверена кассовая дисциплина, фактическое наличие денег.
В этой главе мы подробно рассмотрим вопрос проведения ревизии на складе.
Начнем с организационных вопросов.
- Пока считается склад, в программе не должны создаваться новые приходные или расходные документы. Дело в том, что документ «Ревизия» запоминает остатки товара при создании, и они не должны меняться до проведения ревизии.
- Из первого пункта вытекает и необходимость отгрузить все Расходы и принять все Приходы проведенные в программе (ну или не пересчитывать этот товар).
Физически пересчет товара можно осуществлять либо с помощью ревизионных ведомостей, либо с помощью терминалов сбора данных (ТСД).
Теперь посмотрим, как создать новую ревизию в программе. Для этого зайдите в меню «Склад»-«Ревизия». Откроется журнал ревизий, проводившихся на этом складе.
При нажатии кнопки «Создать» откроется мастер создания новой ревизии.
В этом диалоге можно выбрать основные параметры создаваемой ревизии. Такие как:
- Тип цен. В приходных или расходных ценах будет считаться недостача (или излишки) по ревизии.
- Фильтр по товарам. Можно посчитать все товары на складе, или определенную группу/матрицу. Обычно по частям пересчитывают магазины, чтобы не закрывать их полностью на время ревизии.
- Галочку «Заполнить реальные данные значением остатков» удобно ставить, если вы проводите ревизию по распечатанным ведомостям. В этом случае вам не придется вносить фактическое количество каждого товара, достаточно просто указать расхождения. В случае, если ревизия считается при помощи ТСД, то эту галочку ставить нельзя.
- Ревизионный период задается автоматически. От следующего дня прошлой ревизии – до дня проведения текущей ревизии. Этот период используется для подсчета итогов проведения ревизии, и при необходимости его можно заменить.
Созданная ревизия в программе выглядит так:
Сиреневым цветом шрифта отмечены позиции, в которых не совпадают документальные и фактические остатки. Розовым цветом фона отмечается позиция, в которой уже поменяли фактический остаток.
Разберем подробнее значение столбцов в табличной части ревизии.
«Наименование товара» – тут все понятно.
«Цена за единицу» - цена, по которой будут подсчитаны излишки и недостача. Является ориентировочной, так как при проведении ревизии будет заменена на партионную цену позиции.
«Остаток на начало» – количество товара на утро начала ревизионного периода. Информационное поле, позволяющее прикинуть оборот считаемого товара.
«Общий приход» – количество поступившего на склад товара в течение ревизионного периода.
«Излишки» – количество излишек текущего товара, оприходованное в течение ревизионного периода. С помощью этого поля удобно выявлять пересортицу. Обратите внимание, значение столбца «Общий приход» включает в себя «Излишки».
«Расход за период» - количество товара, ушедшего со склада за ревизионный период.
«Документальный остаток» - количество и сумма остатка по учетным данным на момент ревизии.
Пользователю остается только заполнить поле «Фактический остаток» реальным значением, либо выгрузить данные из ТСД. При внесении фактического остатка соответствующие строки будут выделяться розовым цветом. Это удобно, если фактический остаток уже заполнен и пользователь вносит только коррективы.
Поля «Излишки/Недостача» Меркурий заполняет автоматически. Следует учитывать, что сумма недостачи (или излишков) в проведенной ревизии может отличаться от суммы в этих полях. Это происходит потому, что недостача списывается с остатков по партионной цене (приходной или расходной), а она могла меняться в течение ревизионного периода.
После того, как все фактические остатки внесены и проверены, можно нажать кнопку «Провести». Процедура проведения ревизии создает два подчиненных документа: приход излишков и расход недостачи.
На итоги ревизии, кроме этих двух документов, могут влиять так же документы, созданные внутри ревизионного периода. Например, разбился ящик пива при погрузке, и его списали, не дожидаясь ревизии. Или из-за пересортицы сформировались автоматические излишки. Для автоматизации подсчета итогов используется документ «Акт ревизии», который гибко настраивается сисадмином под особенности учета в конкретном предприятии. В нем же можно учесть разного рода списания, естественную убыль товара и т.д.
Читать далее:
